Vienes usando Odoo hace casi un año. Estás muy contento con sus funcionalidades y con su interfaz amigable. Sin embargo ha llegado un nuevo año y con él también se aproxima la hora de cerrar el balance, no sabes qué controles efectuar, como cerrar el año fiscal, qué tomar en cuenta, etc. En definitiva, como comprobar que tienes todo lo que necesitas para que el cierre de balance sea correcto y no haya diferencias con respecto a la realidad y con respecto a lo que tienes registrado en el Servicio de Impuestos Internos.
Cómo hacer un cierre de balance exitoso con Odoo - primera entrega.
Control cruzado del Registro de Compras y Ventas
En esta primera entrega, compararemos el contenido de documentos en Odoo, respecto a lo que tenemos registrado en el Servicio de Impuestos Internos.
Así que vamos con ello, y comencemos el 2023, cerrando correctamente el año 2022!
Control de las ventas
El primer control que te sugerimos hacer, es ver si tu facturación (ventas) se corresponde con el SII y con las declaraciones que existen en el Registro de Compras y Ventas.
Para ello, debes entrar a la opción "Facturas de Venta y Notas de Crédito (CL)"
Control de Rechazos de Facturas
El primer control, consiste en revisar si existen en tu sistema documentos de ventas que puedan estar rechazados. Este control, debería hacerse de manera periódica y no mantener ningún documento rechazado nunca. En caso que encuentres documentos rechazados esto debería ser subsanado a más tardar dentro de la semana en que ocurrió el rechazo (ojalá durante el mismo día que ocurre el rechazo). Recuerda que un documento rechazado, implica que el SII nunca lo recibió, por lo que conociendo el motivo del rechazo el mismo puede ser subsanado y reenviado al SII. Cómo comenzamos ese control?, lo primero será filtrar el año de interés para no tener información que esté fuera de nuestro enfoque:
Podemos utilizar el filtro que ofrece Odoo para dejar visible solo el año de interés (por ejemplo 2022). También debemos filtrar solamente las facturas que estén publicadas, para no traer documento sque pudiesen estar en borrador o canceladas.
Luego de este filtro podemos usar el de agrupamiento, para agrupar los documentos por "Estado del DTE en SII". Esto nos entregará una vista como la que se puede ver abajo, que nos permitirá centrarnos en cuales son los rechazos y subsanar los mismos.
Exclusivo para Clientes
Para saber cómo manejar rechazos de facturas, puedes consultar nuestro curso de facturación electrónica en el siguiente link:
https://www.bmya.cl/slides/facturacion-electronica-chilena-10
Comparar lo que tienes en Odoo con el RCV
El paso que sigue es hacer esta comparación (Registro de Compras y Ventas) del Servicio de Impuestos Internos.
Para lo que corresponde a ventas, la opción viene siendo la misma que ya hemos elegido arriba, pero esta vez, el agrupamiento que nos interesa hacer es diferente: necesitamos agrupar por mes, y a su vez agrupar por Tipo de documento.
Esto nos entregará una vista de éste tipo, la cual será fácil de comparar con el RCV de cada mes:
Controles de compras: cantidades versus montos.
Haciendo el mismo tipo de control en compras, si comienzas a encontrar diferencias en las cantidades de documentos, y no hay rechazos es muy probable que hayas registrado documentos en un mes, los cuales se encuentran registrados en otro mes en el Servicio de Impuestos Internos.
Tipos de documentos de compras "sin definir" en Odoo
Esto ocurre porque seguramente has registrado invoices de compras extranjeras en Odoo. Recuerda que este tipo de documentos no aparecen en el SII.
Boletas de Honorarios en Odoo que no están en el RCV
El RCV no incluye las boletas de honorarios, por lo que si bien se encuentran en Odoo como una compra, el medio de control de estos tipos de documentos deberán hacerse por otros medios que se explican más adelante. Nos centraremos por ahora en los tipos de documentos como "Facturas afectas, no afectas, notas de crédito", etc.
Más documentos en el SII que en Odoo:
Significa que tu proveedor envió el documento al SII pero no cumplió con la formalidad de enviarlo a tu correo de intercambio y no se registró en Odoo.
Más documentos en Odoo que en SII
Puede significar que estén registrados cambiados de períodos. Si ya se notan varias diferencias en este aspecto, lo recomendable es expandir todos los documentos que están en Odoo (todo el año o mes a mes de acuerdo a los volúmenes de documentos que manejes) y hagas una exportación a excel para poder hacer una revisión más exaustiva. La forma de corregir esto es siguiendo estos pasos:
- Tomar en cuenta si el documento está pagado porque al pasar a borrador la conciliación con el pago se romperá y habrá que reaplicar el mismo manualmente.
- Pasar el documento a estado borrador.
- Editar la fecha contable (probablemente pasar la fecha contable al mes siguiente).
- Confirmar nuevamente el documento.
- Re aplicar el pago si el mismo estaba pagado.
Resultado Final
Se busca que al visualizar las facturas mes a mes, tengamos un resultado idéntico en ambos registros: RCV y Odoo:
Beneficios de Odoo by BMyA
Nuestra versión de Odoo para clientes que contratan nuestro soporte (*), incluyen como una de las características relevantes el control cruzado con el RCV, además de otras características muy inteligentes y de alto valor. Esto permite que desde Odoo se puede saber si una factura de ventas o una factura de compras, ya se encuentra recibida por el SII. Además permite comprobar si los montos netos, IVA y total son coincidentes.
* Consulta nuestros planes de soporte que incluyen esta valiosa característica.
Quédate pendiente de nuestra siguiente entrega, donde continuaremos con otros aspectos a tomar en cuenta para un cierre de balance exitoso con Odoo. También puedes suscribirte a nuestro blog:
