La Tierra, y tu empresa más verde con Odoo
Sustentabilidad y Odoo

Habiéndose conmemorado el día de la tierra hace unos días, se nos ocurrió contar un poco sobre cómo las empresas pueden ser más verdes con Odoo. Entonces, nos encontramos con que cerca del 15% de las ganancias de una compañía promedio son gastadas en la creación, administración y distribución de documentos, que un trabajador de oficina promedio manipula 10000 hojas de papel al año y que un 45% de las hojas de una oficina son desechadas a la basura al final del día, según datos investigados por Odoo.

Siendo por siglos una de las principales fuentes de comunicación, el papel, en el día de hoy, pasa a un segundo plano...pudiendo almacenar y acceder a nuestra información y documentos en la nube, apps o dispositivos muy fácilmente, imprimir es algo prescindible. Contando con los gastos de tiempo y dinero que implica obtener, almacenar y manipular más papelería, además el impacto ambiental que genera imprimirla, deshecharla y reciclarla, debemos encontrar formas para mantener al mínimo el uso del papel o incluso prescindir de él totalmente dentro de las compañías.


En pocos clicks y minutos, Odoo optimiza el envío y firma de documentos. Esta última es también posible desde dispositivos móvil, lo cual se convierte en una ventaja ante una emergencia.

Para organizar el flujo de documentos usamos la App de Odoo "Documentos", la cual permite procesarlos de a cantidad.

La carga de documentos de tu empresa puede ser realizada en forma manual, pero es muy sencillo hacerla mediante el Gateway del e-mail. Por lo cual, es conveniente configurar un e-mail para cada departamento que compone la empresa.

El uso de Workspaces para organizar la información de cada departamento como: administración, finanzas, recursos humanos por nombrar algunos; mediante la utilización de tags; permite diferenciar el estado de proceso de cada documento, si se encuentran en inbox, validados o por validar.

Al organizar los Workspaces debemos definir los roles permitidos para enviar documentos a la app de Workspace, pudiendo ser que esté restringido solo para empleados o admitimos que los proveedores envíen las facturas a este email directamente.

Se pueden configurar acciones específicas para cada departamento para procesar más ágilmente los documentos, pedir una firma, convertir a factura de proveedor, crear alguna tarea, enviar a otro departamento o si requiere validación, por nombrar algunas acciones. A demás de la posibilidad de generar discusiones con el resto del staff en el documento, nuevas actividades y recordatorios para revisar en el futuro, que esté resuelto.

Otros ejemplos que surgen a la hora de manipular papel en la empresa pueden ser:

Gastos de Empleados

Contratos de venta


Compras

Factura Electrónica

  • Los gastos de los empleados: en este caso la app a utilizar sería Expenses o Gastos, con la que puedes trackear fácilmente los gastos, tomando una foto del ticket con un móvil.
  • Contratos de Venta: utilizando firma electrónica o pagos online en tus órdenes de venta para evitar las firmas manuales. 
  • Compras: Para manejar las órdenes de compras puedes usar la App de Odoo Compras.
  • Factura Electrónica: la emisión y recepción de documentos tributarios electrónicos hace una gran diferencia a la hora de ahorrar recursos.
  • Proceso de Manufactura: La incorporación de tablets en las diferentes estaciones de trabajo puede mejorar el flujo de trabajo, y eliminar el uso de papel, en el caso de que se necesite el uso planillas o algún tipo de registro.

Si quieres evaluar el potencial ahorro que implica convertirte en una empresa libre de papel, consulta esta herramienta de evaluación de ahorro de tiempo de Odoo. Completa el número de documentos por procesar y tendrás una estimación de la eficiencia mejorada.

Encuentra algunas prácticas para utilizar la App de Documentos aquí.

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