TERMINOS Y CONDICIONES GENERALES
DE VENTA DE SERVICIOS
Los siguientes son los términos y condiciones generales del servicio de implementación de Odoo efectuado por hitos
y soporte de incidencias / continuidad de servicios entregados por Blanco Martín & Asociados SpA
(en adelante: "BMyA")
Consulte también: Glosario de términos y Características incluídas en Odoo V 17.0 o 18.0 sobre localización para Chile
- El comitente (también conocido como mandante o futuro cliente, en adelante "el comitente") renuncia explícitamente a sus propios términos y condiciones, sin importar la fecha en que estos entren en vigencia. Cualquier modificación al acuerdo debe ser acordada por ambas partes mediante un documento escrito.
- Conocimiento de los alcances y la documentación oficial: El comitente declara haber revisado, y/o se compromete a revisar detalladamente, la documentación oficial de Odoo antes de confirmar la adquisición de servicios. Esto incluye las características de las aplicaciones y los alcances de Odoo en los países en los que el comitente esté contratando. Declara conocer y aceptar las características disponibles en la versión de Odoo que está contratando, a menos que se especifiquen características adicionales de manera explícita en la propuesta entregada por BMyA. Asimismo, se compromete a no solicitar, documentación adicional o diagramas, y/o desarrollos o características adicionales que difieran de las ofrecidas en la propuesta. Además, el comitente declara tener conocimiento de las características técnicas básicas de su instalación, especialmente en lo que respecta a la gestión de su base de datos (cómo respaldar o recuperar la base de datos, cómo exportar e importar datos del sistema).
- El comitente se compromete a realizar consultas por escrito en caso de tener dudas específicas sobre funciones que puedan ser críticas para la operación de su empresa, con el fin de asegurarse de los alcances y funciones que tendrá en su sistema Odoo.
- En caso de que el cliente requiera un análisis más detallado y extenso que el proporcionado durante el proceso comercial, podrá contratar horas de consultoría adicionales para realizar un análisis de brecha más detallado que le ayude a tomar decisiones con mayor precisión sobre el alcance del producto y servicio disponibles.
- Compromiso de confidencialidad: BMyA se compromete a mantener en secreto todos los datos de gestión comercial del comitente y a no hacer uso de dicha información a la que pueda acceder como consecuencia de esta propuesta y/o de su ejecución. El comitente autoriza a BMyA a publicar en su sitio web información referencial del cliente, para lo cual eventualmente podrá proveer isotipos, logos, frases de referencia o "historias de éxito". En caso de realizar un "caso de estudio", dicha información será validada por el Comitente antes de su publicación.
- Como acuerdo mínimo viable, BMyA se compromete a entregar una vez formalizado el acuerdo y cumplimentado el hito de pago inicial:
- Onboarding: Una sesión de trabajo de lanzamiento de proyecto en la cual se explicará mediante material multimedia qué se espera del cliente y qué se ofrece como servicio. Esta sesión de trabajo podrá ser reemplazada por una sesión grabada en vídeo de acuerdo al contexto de trabajo, a criterio de BMyA y/o en caso de fuerza mayor.
- Ambiente de producción o explotación: esta instancia o ambiente será desplegado por BMyA en la plataforma de hardware que haya contratado el comitente y tendrá por objeto preparar el ambiente que el comitente utilizará para sus operaciones diarias a partir de la salida en vivo.
- Instancia de pruebas: esta instancia será desplegada en la misma plataforma de hardware que la anterior y tendrá por objeto entregar al nuevo cliente un entorno para que realice pruebas de acceso, entrenamiento a sus usuarios, pruebas de concepto y puedan desarrollar ideas para trasladar su flujo de trabajo a la modalidad en la cual Odoo aborda estas tareas. También servirá como entorno de pruebas que BMyA pudiese haber acordado entregar, para su implementación.
- Capacitaciones de tipo multimedia: mediante plataforma de eLearning, o webinars, según aplique y según las capacitaciones que haya contratado el comitente. Como por ejemplo, pero no limitado a éstas, capacitación de CRM, Ventas, Contabilidad, etc.
- Prioridades de los Entregables del producto mínimo viable (MVP): en base a la experiencia de implementación de Odoo y una vez definidas las características que tendrá el MVP, BMyA definirá los siguientes hitos:
- Items a entregar en el proyecto.
- Items a solicitar a las personas designadas dentro del proyecto que componen el equipo del comitente (SPOC y Usuarios Clave).
- Definición de comunicaciones a realizar al equipo de usuarios clave y usuarios en general.
- Emitir recomendaciones de salida a producción de acuerdo a la madurez que hayan adquirido los usuarios. Esto se hará en base a evaluaciones que surjan de preguntas que los usuarios realicen en las capacitaciones, revisión de ingresos al sistema, entrevistas a los usuarios clave, cumplimentación de las capacitaciones que se contemplen dentro del proyecto, etc."
- Compromiso de provisión de servicios externos o especiales por parte del comitente: El comitente se compromete a proveer cualquier servicio externo necesario, como se detalla a continuación:
- Suscripción al software Odoo: El comitente deberá contratar a través de BMyA el servicio de suscripción a Odoo, el cual se le paga directamente a la empresa "Odoo Inc." con sede en San Francisco, California, o a las subsidiarias de Odoo S.A. (central en Bélgica) que se pudiesen indicar en el futuro, a menos que se especifique lo contrario de manera fehaciente en la propuesta de BMyA.
- Hosting para Odoo: El comitente seleccionará una de las dos opciones de hosting disponibles, que incluyen el hosting en la nube de BMyA (bmya.cloud) o en Odoo.sh. Esta última tiene el mismo sistema de pago que la suscripción de software. El servicio de bmya.cloud se cancela directamente con BMyA mediante factura local (Chile) o factura de exportación (para clientes fuera de Chile).
- Conexión de correo electrónico: El comitente será responsable de proporcionar los accesos a las cuentas de correo electrónico necesarios para Odoo, así como de realizar la configuración correspondiente, a excepción de Odoo.sh donde se detallarán las configuraciones durante el despliegue del proyecto.
- Certificación en el SII: Este servicio puede ser obtenido externamente por el comitente o cotizado por separado por BMyA si no está incluido en el proyecto. En caso de requerir la certificación a BMyA, el comitente deberá definir con precisión los tipos de documentos tributarios a certificar. Una vez aprobada la cotización, BMyA emitirá la factura por los servicios. Tras el pago, se iniciará el proceso de certificación, que concluirá una vez que el SII confirme el éxito del proceso. El comitente deberá realizar la declaración de cumplimiento en el sitio del SII para comenzar a facturar con el nuevo sistema.
- Certificación entidad bancaria: Se aplica el mismo concepto que en el punto anterior para entidades que requieran certificar el software como medio de pago web, por ejemplo en Transbank. La certificación ante Transbank tiene un costo y el comitente puede optar por realizarla con un tercero o contratarla a BMyA bajo la misma modalidad.
- Fase de Implementación o Implantación: Durante esta fase el comitente se compromete a proporcionar los recursos humanos necesarios para llevar a cabo lo siguiente:
- Involucramiento de Usuarios: Los usuarios clave deberán asistir a las capacitaciones impartidas por Blanco Martín & Asociados, ya sea de forma virtual o presencial, según sea necesario.
- Designación de un SPOC (Single Point of Contact o "anfitrión"): Se designará una persona dentro de la organización del comitente para ser el punto de contacto principal con BMyA durante la implementación. Esta persona será responsable de gestionar consultas, revisar avances y coordinar actividades dentro de la organización en línea con los hitos definidos por BMyA.
- Entrega de datos ingresados al sistema y prácticas: El comitente y sus usuarios serán responsables del manejo, operación, población y consistencia de los datos en el sistema. Por lo tanto, el comitente, deberá asignar las responsabilidades correspondientes dentro de su organización para llevar a cabo la preparación del sistema, que incluye:
- Capacitar a los usuarios en el uso de Odoo, proporcionando una introducción a la plataforma y criterios de evaluación entregados por BMyA. Los usuarios designados por el comitente deberán adquirir habilidades generales para utilizar Odoo, como navegar por los menús, leer datos, buscar información, conocer las diferentes presentaciones de datos y crear nuevos registros.
- Capacitar a un usuario especializado para poblar la base de datos de Odoo con la información necesaria, después de recibir la capacitación previa y la inducción sobre la importación de datos.
- Preparar los datos ingresados en los plazos acordados para cada proyecto de implementación, cumpliendo con los márgenes establecidos.
- Realizar pruebas dentro de Odoo utilizando la plataforma proporcionada por BMyA para probar las reglas de negocio y los flujos operativos.
- Compromiso y Preparación de los Usuarios: En caso de que los usuarios designados por el cliente no cumplan con la preparación del sistema según las instrucciones proporcionadas por BMyA, o no alcancen el nivel mínimo de calificaciones en las evaluaciones programadas durante las capacitaciones, se considerará que no existe un compromiso por parte de los usuarios para llevar a cabo la implementación. En esta situación, BMyA pospondrá la puesta en marcha del sistema hasta un máximo de 30 días, otorgando nuevos plazos para cumplir con los compromisos pendientes. Si al finalizar el nuevo plazo los recursos humanos del cliente no han cumplido con sus compromisos, BMyA podrá decidir discontinuar el acompañamiento al cliente durante la implementación, sin perjuicio de los pagos correspondientes por los servicios, acordados.
- Intercambio de Datos: Durante el proceso de implementación, cualquier intercambio de datos, como por ejemplo hojas de cálculo de Excel u otros, se llevará a cabo a través de carpetas compartidas en Google Drive u otra plataforma indicada por BMyA en el futuro. Esto garantiza una trazabilidad constante y la disponibilidad de la información y sus versiones. En caso de que el cliente utilice un medio no aprobado por BMyA, el intercambio de datos será rechazado.
- Comunicación y Seguimiento del Proyecto: Todas las comunicaciones relacionadas con las tareas del proyecto se llevarán a cabo a través de un correo electrónico designado o mediante un chat en la página web del proyecto proporcionada por BMyA. Este acceso exclusivo estará disponible para el Punto de Contacto Único (SPOC) designado, con un usuario y contraseña únicos. Se establecerá un único punto de comunicación por proyecto, permitiendo al cliente dar seguimiento al progreso de las tareas a través de este acceso a la página web de BMyA.
- Reuniones virtuales y capacitaciones: El medio oficial para las reuniones virtuales en las que se requiera interacción entre el comitente y BMyA será Google Meet o cualquier otro medio que BMyA especifique en el futuro. Estas reuniones tienen como objetivo permitir al comitente aportar información relevante a BMyA sobre el flujo comercial, operativo, reglas de negocios, entre otros aspectos. Los medios oficiales para las capacitaciones de BMyA al comitente serán los siguientes.
- Servicios de Terceras partes: En relación a la necesidad de que Odoo se conecte con servicios de terceros, destacamos que muchas de las soluciones ofrecidas requieren una interconexión con entidades externas. Por ejemplo, en el caso de Chile, se requiere conexión con el SII, en Colombia con la DIAN, y con plataformas privadas como Shopify, Multivende, entre otras. Estas interconexiones demandan la ejecución de procesos automáticos dentro de Odoo. Se debe considerar que el establecimiento de estas conexiones con servicios de terceros puede implicar costos adicionales. En ningún caso BMyA ni la empresa Odoo asumirán dichos costos, a menos que se especifiquen detalladamente en la cotización de los servicios. Algunos ejemplos de estos costos podrían incluir a modo de ejemplo alguno de los siguientes:
- la compra de firma electrónica a un tercero.
- la certificación en el Servicio de Impuestos Internos (SII) para Chile
- La implementación de un sistema intermediario para la conexión con la DIAN en Colombia a través de un tercero (por ejemplo, con la empresa proveedora de interconexión y firma electrónica Carvajal)
- Cualquier otro costo de implementación que pueda ser cobrado por terceros.
- Salida a Producción: La fecha de inicio de la salida a producción es establecida por el cliente, pero es necesario que la comunique con suficiente antelación a BMyA para poder contar con los recursos y la asistencia especial necesarios. En caso de que el cliente decida unilateralmente realizar la salida a producción del sistema Odoo, BMyA no estará obligado ni será responsable de proporcionar recursos adicionales para resolver cualquier urgencia que pueda surgir en situación crítica.
- Pagos por Hitos: Este capítulo aplica si el acuerdo comercial de implementación se ha realizado en base a pagos por hitos entregables. En relación a la facturación, una vez emitidas las facturas de BMyA correspondientes a la entrega inicial y/o a cada hito, el comitente deberá realizar el pago dentro de los 15 días siguientes a la emisión, a menos que se haya acordado otro método de pago en la propuesta comercial. Para efectos del proyecto, cada hito en términos de facturación y cobro se considerará como un elemento independiente. La aceptación de la factura por parte del comitente será suficiente para cerrar el hito correspondiente. Es importante destacar que tanto el comitente como BMyA considerarán completado el hito de entrega una vez que se haya cumplido y cobrado, lo que permitirá a cualquiera de las partes interrumpir el proyecto sin derecho a reembolso.
- Facturación de Pagos por Hitos: En relación a la facturación, una vez emitidas las facturas correspondientes a la entrega inicial y/o a cada hito por parte de BMyA, el comitente deberá efectuar el pago dentro de los 15 días siguientes a la emisión, a menos que se haya acordado otro método de pago en la propuesta comercial. En el marco del proyecto, cada hito en términos de facturación y cobro se considerará como una entidad independiente, y la aceptación de la factura por parte del comitente será suficiente para dar por cerrado dicho hito. Es importante destacar que tanto el comitente como BMyA, al completar y cobrar los hitos de entrega, considerarán el hito en su totalidad, lo que permitirá a cualquiera de las partes interrumpir el proyecto sin derecho a reembolso de pagos realizados.
- Sobre la continuidad de los servicios y el soporte de incidencias: Todos los servicios mencionados anteriormente, una vez que el sistema Odoo haya sido implementado y entregado por BMyA, o que ejecute procesos automáticos y eventualmente requiera revisión de funcionamiento, estarán bajo la responsabilidad del soporte de BMyA solo si el comitente contrata servicios de soporte a BMyA. A pesar de que la responsabilidad operativa recae completamente en el comitente. Por lo tanto, si algún informe o acción automática deja de funcionar, el soporte de BMyA se limitará a revisar y restablecer el funcionamiento una vez que el comitente informe la falla. De esta manera, el soporte no incluirá monitoreo de estos sistemas. Estos servicios serán de pago anual y permitirán a BMyA contar con recursos humanos para resolver estas incidencias una vez que el comitente las reporte, en plazos que garanticen la continuidad de la operación del comitente y/o la resolución de la incidencia. Además de los servicios descritos en el punto 8, también se incluyen en esta categoría los siguientes:
- Backup periódico de la base de datos en un servidor
- Backup de la imagen del servidor
- Continuidad del funcionamiento de un hosting (excepto Odoo.sh)
- Envío de informes diarios (por ejemplo, "Reporte de Ventas Diarias RVD" al SII) o similares.
- Contratación de soporte pagado: El contrato de soporte con BMyA es opcional y requiere el pago anual por adelantado. Todos los niveles de soporte ofrecidos por BMyA cuentan con un límite razonable de tiempo de soporte anual. En caso de que el cliente decida no contratar este servicio, BMyA se limitará a evaluar posibles fallos reportados por el cliente. Si se determina que el problema se origina en el código del sistema Odoo y no en los módulos adicionales, BMyA asistirá al cliente en la comunicación con Odoo S.A. (u Odoo Inc o alguna de sus subsidiarias) a través de tickets puestos en el sitio de www.odoo.com para informar sobre el fallo. Si el fallo es causado por código adicional, ya sea de terceros o desarrollado por BMyA, el cliente deberá tener un contrato de soporte vigente para que se resuelva la incidencia. En el caso de que el fallo sea atribuible al código desarrollado por BMyA, la resolución de los problemas será proporcionada por BMyA sin incurrir o consumir tiempo del contrato de soporte.
- Sobre horario de atención y tiempos de respuesta: El horario de atención de incidencias es 5 x 8, es decir de Lunes a Viernes en horario de oficina. Si el comitente necesita contratar otros horarios (fines de semana, 7 x 24, etc.) esto tendrá un costo adicional de soporte, el cual se sumará a nuestra propuesta de soporte.
- Forma de reportar incidencias: En cuanto al reporte de incidencias del comitente a BMyA, todas las incidencias serán comunicadas a BMyA por el SPOC, utilizando el acceso proporcionado por BMyA con este propósito, el cual le permitirá la generación de tickets en la plataforma que BMyA tiene destinada para este fin. Además, BMyA cuenta con un teléfono de soporte que será entregado al comitente en el momento oportuno (una vez que contrate el soporte). Cabe destacar que cualquier reporte de incidencias dirigido a áreas distintas al soporte específico, o realizado a través de otros sistemas de mensajería o teléfono, no será considerado como canal oficial de comunicación. El intento de gestionar las incidencias a través de estos medios siempre requerirá más tiempo que utilizar el canal oficial.
- Incorporación de nuevos componentes: En relación a la incorporación de componentes de terceros no contratados o acordados inicialmente (módulos), si el comitente o terceros designados por él introducen nuevas características no incluidas en el contrato original o no autorizadas por BMyA, o si se añaden nuevas compañías a las originalmente contratadas, BMyA no estará obligado a proporcionar soporte para dichos elementos, a menos que se acuerde un nuevo nivel de soporte. En el caso de nuevas compañías, se requerirá un cargo adicional por la preparación de la misma, además del soporte adicional.
- Sobre Montos Impagos de Proyecto o de Soporte: En caso de que no se realice el pago en la fecha de vencimiento, Blanco Martin y Asociados SpA se reserva el derecho de aplicar un interés punitorio del 10% mensual sobre el valor en UF del proyecto. Asimismo, la empresa queda facultada para suspender la prestación de servicios sin previo aviso en caso de retraso en el pago. En el supuesto de que un pago continúe pendiente por más de sesenta días después del vencimiento, Blanco Martin y Asociados SpA se reserva el derecho de utilizar cualquier medio necesario para asegurar la recuperación de la deuda. Cabe destacar que todas las costas derivadas de este proceso serán responsabilidad del comitente.
- Sobre Impuestos fuera de Chile: Algunos países aplican retenciones en la fuente sobre el monto de las facturas de acuerdo con la legislación interna vigente. Cualquier retención en la fuente deberá ser abonada por el comitente a las autoridades fiscales. En ningún caso, Blanco Martin y Asociados SpA se verá involucrado en los costos relacionados con la legislación de cada país, si el país de residencia del comitente es distinto a Chile. Los valores que se consignan en las cotizaciones son netos de IVA y otros impuestos, actuales o futuros.
- Acceso a la consola de los servidores: El acceso al código fuente y a la consola del o los servidores utilizados para el hospedaje de Odoo será de exclusivo acceso al personal técnico de Blanco Martin y Asociados (BMyA). BMyA no compartirá dicho acceso con terceros, incluyendo al personal del comitente. En el caso de que el comitente solicite dichos accesos, los mismos serán entregados únicamente en el momento en que BMyA deje de ser la empresa responsable de prestar soporte. Además, cualquier código desarrollado por BMyA que no haya sido pagado en su totalidad por el comitente —esto incluye, pero no se limita al código fuente de módulos propios de BMyA disponibilizado mediante acuerdo de soporte— será removido de los servidores del comitente antes de entregar los accesos, dejando únicamente el código fuente de Odoo y los módulos desarrollados específicamente para el cliente que hayan sido pagados al 100%. En el caso de que el comitente haya pagado solo por desarrollos parciales o adaptaciones, tanto el cliente como la empresa Odoo serán depositarios solidarios de dicho código, cuya licencia es OPL (Odoo Proprietary License). Dicho código no podrá ser replicado ni modificado por el cliente ni por terceros sin la autorización expresa de BMyA.
- Finalización de Servicios de Soporte y conservación de datos: En relación a la finalización de los servicios de soporte, si el cliente desea dar por terminados dichos servicios, deberá notificar a BMyA con al menos 30 días de anticipación al vencimiento del pago correspondiente al último período de servicio. Una vez finalizado el servicio y habiendo recibido la notificación previa, BMyA proporcionará al cliente una copia de la base de datos de Odoo. En caso de no recibir dicha notificación o si existen facturas pendientes de pago que resulten en la interrupción de los servicios sin una comunicación formal de cese, BMyA quedará eximida de conservar la base de datos por más de treinta días. Una vez finalizados los servicios, el cliente será responsable de gestionar los datos por sus propios medios, ya sea mediante un motor de bases de datos propio o de un tercero, o utilizando un sistema Odoo alternativo para acceder a dicha información. En caso de que el cliente haya utilizado un servicio de soporte con módulos de valor agregado proporcionados por BMyA, al finalizar dicho servicio, BMyA no entregará los componentes de software al cliente, ya que estos solo están disponibles durante la duración del acuerdo de soporte. La responsabilidad de poner en funcionamiento la copia de la base de datos recae completamente en el cliente, quien debe tener en cuenta que la reinstalación de la base de datos en otro servidor no será proporcionada por BMyA.
- Limitaciones de responsabilidad: Blanco Martin y Asociados SpA se compromete a realizar sus mejores esfuerzos para proporcionar servicios de rendimiento dentro de los plazos acordados. Sin embargo, ninguna de estas obligaciones debe considerarse como parte de los resultados económicos del cliente. En ningún caso, Blanco Martin y Asociados SpA podrá ser requerido por el cliente como tercera parte en reclamaciones de daños imputados al cliente por sus propios clientes, consumidores finales o entidades estatales. Así mismo, el cliente reconoce y acepta que el cambio de sistema demandará de parte de su propio personal un aporte adicional de horas para capacitarse y experimentar con el nuevo sistema. En ningún caso BMyA asumirá costos adicionales por tiempos que sea insumido por el personal del cliente como parte del cambio de sistema.
- Controversias: todas las disputas contractuales estarán regidas únicamente por la legislación chilena.