TERMINOS Y CONDICIONES GENERALES
DE VENTA DE SERVICIOS
TERMINOS Y CONDICIONES GENERALES
DE VENTA DE SERVICIOS
Los siguientes son los términos y condiciones generales del servicio de implementación de Odoo efectuado por hitos y soporte de incidencias / continuidad de servicios entregados por Blanco Martín & Asociados SpA
(en adelante: "BMyA")
Consulte también: Glosario de términos y Características incluídas en Odoo V 16.0 sobre localización para Chile
El comitente (o mandante, o futuro cliente, en adelante "el comitente") explícitamente renuncia a sus propios términos y condiciones independientemente de la fecha de entrada en vigencia de dichos términos y condiciones. Cualquier derogación del acuerdo, debe ser acordada por las partes mediante documento escrito.
El comitente declara haber revisado, o antes de confirmar la adquisición de servicios se compromete a revisar detalladamente la documentación oficial de Odoo en referencia a las características de la o las aplicaciones y los respectivos alcances de Odoo en cuanto a la localización del o los países que el comitente esté contratando. Declara que conoce y acepta las características disponibles en la versión de Odoo que contrata, y las que dispondrá su sistema una vez implementado, salvo que se especifiquen características adicionales en forma explícita en la propuesta entregada por BMyA. A su vez se compromete a no solicitar desarrollos extra o características extra diferentes a las ofrecidas en dicha propuesta. Adicionalmente el comitente declara conocer las características técnicas básicas de su instalación, en cuanto a la gestión de su base de datos (cómo respaldar o recuperar su base de datos, cómo exportar e importar datos de su sistema).
El comitente se compromete a realizar las consultas por escrito en caso de tener dudas particulares sobre funciones que pudieren ser críticas para la operación de su empresa, para tener certeza sobre los alcances y funciones que dispondrá en su sistema Odoo.
En el caso de que el cliente requiera un análisis más extenso y detallado que el suministrado en el proceso comercial, podrá contratar horas de consultoría adicionales para hacer un análisis de brecha más detallado que ayude a tomar su decisión con mayores precisiones del alcance disponible del producto y servicio.
Compromiso de confidencialidad: BMyA se compromete a mantener todos los datos de gestión comercial del comitente en secreto, y no hacer uso de esa información a la cual pueda acceder como consecuencia de esta propuesta y/o de su ejecución.
El comitente autoriza a BMyA a publicar en su sitio web, información referencial del cliente, para lo cual eventualmente podrá proveer isotipos, logos, frases de referencia o “historia de éxito”. En el supuesto que se realice un “caso de estudio” dicha información será validada por el Comitente previo a su publicación.Como acuerdo mínimo viable, BMyA se compromete a entregar una vez formalizado el acuerdo y cumplimentado el hito de pago inicial:
Una sesión de trabajo de lanzamiento de proyecto (Kick-off) en la cual se explicará mediante material multimedia qué se espera del cliente y qué se ofrece como servicio. Esta sesión de trabajo podrá ser reemplazada por una sesión grabada en vídeo a de acuerdo al contexto de trabajo, a criterio de BMyA y/o en caso de fuerza mayor.
Ambiente de producción o explotación: esta instancia o ambiente, será desplegado por BMyA en la plataforma de hardware que haya contratado el comitente y tendrá por objeto preparar el ambiente que el comitente utilizará para sus operaciones diarias a partir de la salida en vivo.
Instancia de pruebas: esta instancia será desplegado en la misma plataforma de hardware que la anterior y tendrá por objeto entregar al nuevo cliente un entorno para que realice pruebas de acceso, entrenamiento a sus usuarios, pruebas de concepto y puedan desarrollar ideas para trasladar su flujo de trabajo a la modalidad en la cual Odoo aborda estas tareas. También servirá de entorno de pruebas que BMyA pudiese haber acordado entregar, para que de implementación
Capacitaciones de tipo multimedia: mediante plataforma de eLearning, o webinars, según aplique y según las capacitaciones que haya contratado el comitente. Como por ejemplo pero no limitada a éstas, capacitación de CRM, Ventas, Contabilidad, etc.
Definición de prioridades de entrega del MVP (producto mínimo viable): en base a la experiencia de implementación de Odoo y una vez definidas las características que tendrá el MVP, BMyA definirá los siguientes hitos:
Items a entregar en el proyecto.
Items a solicitar a las personas designadas dentro del proyecto que componen el equipo del comitente (SPOC y Usuarios Clave).
Definición de comunicaciones a realizar al equipo de usuarios clave y usuarios en general.
Emitir recomendaciones de salida a producción de acuerdo a la madurez que hayan adquirido los usuarios. Esto se hará en base a evaluaciones que surjan de preguntas que los usuarios realicen en las capacitaciones, revisión de ingresos al sistema, entrevistas a los usuarios clave, cumplimentación de las capacitaciones que se contemplen dentro del proyecto, etc.
Compromiso de provisión de servicios externos o especiales por parte del comitente: Cualquier servicio externo que se requiera, será provisto por el comitente, a saber como ejemplos:
Suscripción al software Odoo: el comitente contratará el servicio de suscripción a Odoo en forma directa e independiente del acuerdo comercial por servicios con BMyA, salvo que se especifique explícitamente lo contrario en la propuesta de BMyA.
Hosting para Odoo: el comitente contratará una de las opciones de hosting que nuestro servicio contempla, que son alguna de las siguientes:
Hosting en la nube de BMyA (bmya.cloud)
Hosting en Odoo.sh
Conexión de correo electrónico: Por ejemplo, debido a que Odoo utiliza sistemas de correo electrónico externos para realizar notificaciones, o envios desde la misma aplicación, será responsabilidad del comitente proveer los accesos a cuentas de email (accesos SMTP e IMAP), realizar la configuración de DNS, etc. (a excepción de Odoo.sh, sin embargo aún así se requieren configuraciones de dominio o de redirección de correo que se explicitarán durante el despliegue del proyecto).
Certificación en el SII: Este servicio puede ser obtenido por el comitente de forma externa o explícitamente cotizado por separado del proyecto por BMyA si el mismo no se especificó como parte del proyecto. En caso de requerir este servicio a BMyA, el comitente debe definir los tipos de documentos tributarios a certificar con precisión. Si la certificación se contrata a BMyA como un servicio único sin que exista un proyecto de despliegue de Odoo, el proceso de certificación se comenzará una vez que la cotización haya sido aprobada por el comitente. BMyA emitirá la factura por dichos servicios. Una vez recepcionado el pago de dicha factura, se procederá a iniciar el proceso de certificación, el que culminará para BMyA una vez que el SII comunique que el proceso ha sido exitoso, y el comitente tendrá a cargo realizar la declaración de cumplimiento en el sitio del SII, para comenzar a facturar con el nuevo sistema.
Certificación entidad bancaria: el mismo concepto especificado en el punto "d" con la misma modalidad, aplica a entidades que requieran certificar el software como medio de pago web, por ejemplo en Transbank. La certificación ante Transbank tiene un costo y el comitente puede realizarla con un tercero, o contratarla a BMyA como un servicio explícitamente cotizado, bajo la misma modalidad que el punto "d".
El comitente se compromete durante la fase de implementación poner a disponibilidad los recursos humanos necesarios para efectuar lo siguiente:
Involucramiento de Usuarios: Asistir virtual o presencialmente según corresponda a la contratación, a las capacitaciones que impartirá Blanco Martín & Asociados a sus usuarios clave.
Definir un SPOC (Single Point of Contact). Se trata de una persona de su organización que tendrá a su cargo:
Realizar todos los contactos con BMyA en referencia a la implementación: esto es, gestión de consultas, revisión de avances, coordinar actividades dentro de la organización en consonancia con las definiciones de hitos que realizará BMyA.
Encargarse de organizar y garantizar las pruebas de concepto y casos de uso con sus usuarios clave.
Entrega de datos ingresados al sistema y prácticas: Como premisa general se establece en este acuerdo que el manejo y operación del sistema, la población y la consistencia de los datos será total responsabilidad del comitente y sus usuarios. Por este motivo el comitente deberá designar dentro de su organización, las responsabilidades para asumir las tareas que correspondan a su personal que servirán para la Preparación del sistema: Esta tarea es responsabilidad del comitente e involucra las siguientes actividades:
Capacitar a sus usuarios para operar Odoo: a partir de una inducción de introducción a la plataforma Odoo y algunos criterios de evaluación, entregados por BMyA para apoyar el objetivo de este apartado, los usuarios que el comitente designe dentro de su organización deberán adquirir la habilidad de conocer las opciones que Odoo provee a título general como las siguientes:
Desplazamiento por los menúes de Odoo, conociendo en rasgos generales qué función cumple todas y cada una de las aplicaciones suscritas por el comitente.
Conocer las opciones de lectura de datos, búsqueda, agrupamiento de datos.
Conocer las distintas formas en que Odoo presenta los datos.
Crear nuevos registros, por ejemplo de contactos, productos, categorías, diarios contables, etc.
Capacitar a un usuario especializado para poblar de datos al sistema Odoo: a partir de la concreción de la capacitación del punto anterior y de la inducción de "importación de datos", un usuario interno del comitente designado por él se hará cargo de poblar la base de datos con la información.
Preparar los datos ingresados en los tiempos acordados: Cada proyecto de implementación tendrá plazos definidos que deberán ser cumplidos por ambas partes, con los márgenes que se hubieren estipulado para cada caso.
Realización de pruebas dentro de Odoo, ingresando a la plataforma que disponibilizará BMyA para esta finalidad, con el objeto de probar sus reglas de negocio, flujos operativos.
Idoneidad y compromiso de los usuarios: En el caso en que los usuarios del comitente no cumplan con la preparación del sistema mediante la subida de datos en base a las instrucciones dadas por BMyA y/o los usuarios no respondan a las evaluaciones previstas por BMyA en las capacitaciones con un mínimo estándar de calificaciones, se entenderá que no hay un compromiso de los usuarios para llevar adelante la implementación, o bien el comitente no posee a los miembros de su organización preparados para salir a producción. Ante esta situación BMyA aplazará la salida a producción hasta un máximo de 30 días, dando nuevos plazos para cumplir con la parte que corresponda a los compromisos. Si pasado el nuevo plazo los recursos humanos del cliente no han aportado su parte del compromiso estipulada, podrá desistir de acompañar al comitente durante la salida en vivo, sin perjuicio de los cobros correspondientes a los servicios entregados por BMyA que aún se pudiesen adeudar.
Intercambio de datos: en el caso que durante el proceso de implementación se necesite intercambiar datos como por ejemplo planillas de excel, u otros, las mismas serán realizadas en base a carpetas compartidas de Google Drive, o la modalidad que BMyA indique en el futuro, propendiendo a tener una trazabilidad constante y disponibilidad de la información de la información y sus versiones. Si el comitente usa cualquier otro medio no aprobado por BMyA, el intercambio de datos será desestimado.
Intercambio de información y seguimiento del proyecto: todas las comunicaciones en referencia a tareas del proyecto se realizarán mediante un email especial designado, o mediante chat en la página web del proyecto, la cual será provista por BMyA, con un acceso exclusivo para el SPOC, con usuario y contraseña. A un único punto de comunicación por cada proyecto. El comitente podrá hacer seguimiento del estado de avance de dichas tareas mediante el mencionado acceso a la página web de BMyA.
Reuniones virtuales y capacitaciones: el medio oficial para reuniones virtuales en las cuales se requiera interacción de los asistentes entre el comitente y BMyA, será Google Meet o el medio que BMyA especifique en el futuro. Este tipo de reuniones serán para que el comitente pueda aportar a BMyA información sobre el flujo comercial, operativo, reglas de negocios, etc. Los medios oficiales para capacitaciones de BMyA al comitente serán los siguientes:
Webinars realizados en nuestro canal de Youtube (https://www.youtube.com/user/blancomartincl)
Cursos en video, con preguntas de evaluación en nuestro sitio de e-learning https://www.bmya.cl/slides)
Sobre necesidad de que Odoo se conecte con servicios de terceros: muchas de las soluciones que se proveen requieren una interconexión con terceros. Por ejemplo, con el SII en el caso de Chile, o con la DIAN de Colombia, o con plataformas privadas como Shopify, Multivende, etc. Estas interconexiones, requieren que haya procesos automáticos corriendo dentro de Odoo. Para el establecimiento de las interconexiones con servicios de terceros, muchos de ellos pueden conllevar costos externos. En ningún caso BMyA, ni la empresa Odoo asumirán dichos costos, a excepción que específicamente BMyA los detalle en la cotización de los servicios. A saber por ejemplo, y no limitado a los siguientes:
Compra de firma electrónica en un tercero
Certificación en el Servicio de Impuestos Internos (SII) para Chile
Implementación de sistema intermediario para la interconexión a la DIAN para Colombia, con un tercero (por ejemplo con la empresa proveedora de interconexión y firma electrónica Carvajal).
Costos de implementación que cobre cualquier tercero.
Sobre la continuidad de los servicios y soporte de incidencias: Todo aquel servicio como los que se describieron en el punto anterior, una vez que el sistema Odoo haya sido implementado y entregado por BMyA, o que corra procesos automáticos, y que eventualmente requiera de revisión de funcionamiento, entrarán dentro e la órbita del soporte de BMyA únicamente si el comitente contrata servicios de soporte a BMyA. Sin perjuicio de que la responsabilidad operacional es totalmente del comitente. Por lo tanto, si algún reporte o acción automática hubiese dejado de funcionar, el soporte de BMyA se limitará a que una vez que el comitente reporte la falla, revisar y reponer el funcionamiento; de esta manera el soporte no incluirá monitoreos de estos tipos de sistemas. Este tipo de servicios serán de pago mensual, y permitirán a BMyA disponer de recursos humanos que puedan resolver estos tipos de incidencias una vez que el comitente las reporte, en plazos que permitan la continuidad de la operación del comitente y/o resolver la incidencia. Además de los servicios descriptos en el punto 8 también entran en esta categoría, por ejemplo los siguientes:
Backup de base de datos periódica en un servidor
Backup de imagen de servidor
Continuidad de funcionamiento de un hosting (a excepción de Odoo.sh).
Envío de reporte diario (por ejemplo "Reporte de Ventas Diarias RVD" al SII) y otros.
Sobre reporte de incidencias del comitente a BMyA: Todas las incidencias serán reportadas a BMyA por el SPOC, utilizando el acceso entregado por BMyA para este fin. BMyA dispone además de un teléfono de soporte, que será entregado al comitente oportunamente. El reporte de incidencias a otras áreas que no sean la específica de soporte, o a través de otros sistemas de mensajes, o teléfono, no serán considerados como canal oficial de comunicación, y su intento de gestión a través de estos medios, tomará siempre más tiempo de gestión que utilizar el medio oficial.
Sobre incorporación de componentes de terceros no contratados inicialmente: Si el comitente, o terceros designados por él, incorporaren nuevas características no contratadas inicialmente, o no autorizadas por BMyA, o nuevas compañías a las contratadas inicialmente, BMyA no estará obligado a entregar soporte sobre las mismas, a menos que se acuerde un nuevo escalón de soporte, y en caso de nuevas compañías, un fee de preparación de la misma, además del soporte adicional.
Sobre la facturación: Una vez emitidas las facturas de BMyA de la entrega inicial y/o de cada hito, las mismas serán pagables por el comitente dentro de los 15 días subsiguientes a la emisión, a menos que se indique otro tipo de pago en la propuesta comercial. A los fines del proyecto, cada hito del proyecto a nivel de facturación y cobro, será tomado como un elemento separado y la aceptación de la factura por parte del comitente, será suficiente para que se considere el hito cerrado. Esto significa que tanto el comitente, como BMyA, una vez cumplimentado y cobrado los hitos de entrega, considerarán ese hito como un todo y permitirá a cualquiera de las partes a discontinuar el proyecto sin devolución de montos.
Sobre montos impagos: Ante la eventualidad del no pago en la fecha de vencimiento, Blanco Martin y Asociados SpA se reserva el derecho de solicitar un interés punitorio del 10% mensual sobre el valor en UF del proyecto. Blanco Martin y Asociados SpA queda automáticamente autorizado a suspender cualquier provisión de servicios sin aviso previo en caso de pago tardío. Si un pago se encuentra aún pendiente durante más de sesenta días después del vencimiento, Blanco Martin y Asociados SpA se reserva el derecho de recurrir a cualquier medio que asegure la recuperación de la deuda. Todas las costas que demande este proceso serán pagables por el comitente.
Sobre impuestos fuera de Chile: Algunos países aplican retenciones en la fuente por el monto de las facturas de acuerdo a legislación interna vigente. Cualquier retención en la fuente será pagadera por el comitente a las autoridades impositivas. Bajo ninguna circunstancia Blanco Martin y Asociados SpA será involucrado en costos relacionados con la legislación de cada país, si ese país de residencia del comitente es distinto a Chile.
Limitaciones de responsabilidad: Blanco Martin y Asociados SpA hará el mayor esfuerzo para suministrar servicios de performance de acuerdo a los márgenes de tiempo acordados. Sin embargo ninguna de estas obligaciones deben ser consideradas en los resultados económicos del comitente / cliente. Blanco Martin y Asociados SpA bajo ninguna circunstancia podrá ser requerido por el comitente a como una tercera parte en el contexto de reclamos por daños imputados contra al comitente por sus clientes, por consumidores finales, o por entidades estatales.
Sobre culminación de los servicios de soporte: Si el comitente desea discontinuar los servicios de soporte, debe dar aviso a BMyA 30 días antes de la finalización del pago de su último período por el servicio. A la finalización del servicio, habiendo mediado dicho aviso, BMyA entregará una copia de la base de datos de Odoo al comitente. La no existencia del mencionado aviso, o el acumular facturas no pagadas por los servicios, dejando caer los mismos sin mediar una comunicación formal de cese, eximirá a BMyA de la conservación de la base de datos por más de treinta días. Se entiende que una vez cesados los servicios el comitente gestionará los datos por sus propios medios, ya sea con un motor de bases de datos que pueda montar el mismo cliente o un tercero, o un sistema Odoo alternativo para leer dichos datos.
Sobre controversias: Todas las controversias contractuales serán gobernadas exclusivamente por la legislación chilena.